AHORRE MUCHO TIEMPO EN LA CLASIFICACIÓN Y EN LA POSTERIOR BÚSQUEDA
GESTIÓN DOCUMENTAL
En la situación económica actual, mejorar la productividad y monetizar los costes y gastos se hace una tarea necesaria para cualquier empresa. La incursión de la informática en las oficinas supuso una inevitable reorganización en el archivo de documentos. Esto contrajo unas inevitables implicaciones en la gestión documental, como las proliferaciones de bases de datos, que suelen sustituir algunos documentos básicos para el trato de ciertas empresas.
BENEFICIOS
REDUCCIÓN DEL VOLUMEN DE DOCUMENTOS
La principal ventaja de la gestión documental en las empresas es la reducción del gran volumen de documentos. Es difícil estructurar la información sin importar el espacio que esta ocupe. Esto ha hecho que el uso de software especializado en automatización de procesos se convierta en imprescindible para las organizaciones. De manera que se evitará el caos y se ahorrará mucho tiempo en la clasificación y la posterior búsqueda.
REDUCCIÓN DEL TIEMPO
El uso de herramientas de software para el archivo de documentos reducen notoriamente el tiempo. Tiempo que se solía invertir para consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales. Disminuyendo, de esta manera, los costes y los espacios que suponían el archivado de material.
REDUCCIÓN DEL COSTE ECONÓMICO
Asimismo, se ve reducido considerablemente el coste económico asociado principalmente a la reducción de costes en tareas relacionadas con la gestión de documentos que no generan valor añadido.
MINIMIZAR RIESGOS DE PÉRDIDA DE LA INFORMACIÓN
En este caso, para una empresa, la pérdida, manipulación incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento puede conllevar unos costes. Minimizar los costes de pérdida de información a través de la digitalización de documentos es imprescindible para el buen funcionamiento.
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Para poder digitalizar archivos se pueden usar diversos dispositivos de informática y electrónica como escáneres que una vez que el documento en papel se ha preparado, se podrá transformar en un documento digital para poder ser almacenado y guardado. En cuanto al software, hay gestores documentales que se apoyan en la organización de los datos que manejan las organizaciones o empresas. Cabe destacar que este tipo de herramientas para la gestión de documentación, hacen de la empresa una organización sostenible administrativamente, ya que cumple con las normativas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos ISO 27.2001.
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