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Factura electrónica obligatoria: qué es y qué debes saber

Con la aprobación de la Ley Crea y Crece en 2022, la factura electrónica obligatoria se convierte en una realidad para todas las empresas y profesionales autónomos en España. Su objetivo: mejorar la trazabilidad de los pagos, combatir la morosidad y digitalizar la gestión empresarial.
Pero… ¿qué es exactamente la factura electrónica obligatoria? ¿A quién afecta esta nueva normativa? ¿Qué relación tiene con Verifactu? ¿Y cómo debe adaptarse tu empresa para cumplir con la ley?
En esta guía te lo contamos todo: desde cómo emitir y firmar una factura electrónica, hasta las sanciones por no cumplir con la normativa y las ayudas disponibles a través del Kit Digital.
Prepárate para entenderlo todo sobre la facturación electrónica obligatoria y adaptar tu negocio a esta nueva era digital.

Indice de contenidos

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite, recibe y almacena por medios electrónicos. Su contenido debe ser idéntico al de una factura tradicional (datos fiscales, concepto, importe, impuestos, etc.), pero su gran diferencia está en el formato y método de transmisión.

¿Qué normativa regula la facturación electrónica en España?

La obligación de emitir factura electrónica en España está regulada por la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece. Esta normativa, aprobada en 2022, establece que todas las empresas y autónomos deberán utilizar la factura electrónica en sus operaciones comerciales.

Factura electrónica y Verifactu: ¿qué relación tienen?

Conceptos como “factura electrónica obligatoria” y “Verifactu” suelen confundirse, pero no son lo mismo. Ambos forman parte del proceso de digitalización fiscal en España, pero tienen objetivos distintos y marcos legales diferentes.

Mientras que la factura electrónica es una forma digital de emitir y recibir facturas entre empresas y autónomos, Verifactu es un sistema de control fiscal introducido por la Ley Antifraude, que implica el envío automático de los registros de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT).

El sistema Verifactu queda regulado por el Real Decreto 1007/2023, que obliga a modernizar los programas de facturación para garantizar trazabilidad, integridad y veracidad de las facturas, y luchar contra el fraude fiscal.

Concepto

¿Qué es?

Marco legal

Objetivo principal

A quién afecta

Factura electrónica obligatoria

Emisión y recepción de facturas en formato digital entre empresas y autónomos.

Ley Crea y Crece (Ley 18/2022)

Digitalización, eficiencia, control de pagos.

Empresas y autónomos en relaciones comerciales B2B.

Verifactu

Envío automático de los registros de facturación a la AEAT.

Ley Antifraude (Ley 11/2021) y RD 1007/2023

Prevención del fraude fiscal y trazabilidad total.

Todos los obligados a facturar que usen software de facturación.

Conclusión: la factura electrónica es obligatoria para facturar entre empresas y autónomos, mientras que Verifactu regula cómo deben enviarse y registrarse esos datos con fines fiscales ante Hacienda.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?

Por ahora, la factura electrónica es obligatoria en operaciones con la Administración Pública. Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, esta obligación se extenderá también a las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.

La entrada en vigor depende de la publicación del reglamento específico en el BOE. A partir de esa fecha, se aplicarán los siguientes plazos:

12 meses para empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros.

24 meses para el resto de empresas y profesionales (facturación igual o inferior a 8 millones de euros).

Es importante estar preparado, ya que, una vez publicado el reglamento, comenzarán a correr los plazos sin posibilidad de prórroga.

¿Quién estará obligado a emitir factura electrónica?

La obligación de emitir factura electrónica afecta a un amplio número de operaciones comerciales. Según la normativa, estarán obligados a facturar electrónicamente:

Las transacciones cuyo destinatario sea una Administración Pública (obligación ya en vigor).

Todas las operaciones comerciales entre empresas y profesionales (B2B), independientemente del sector.

Operaciones con particulares, siempre que el consumidor lo solicite expresamente o dé su consentimiento para recibir la factura en formato electrónico.

¿Quién queda exento de la obligación de facturar electrónicamente?

Quedan exentas de esta obligación:

Las empresas minoristas o profesionales que presten servicios directamente a particulares, salvo que el cliente solicite expresamente la factura electrónica.

Las operaciones facturadas mediante facturas simplificadas (por ejemplo, tickets de compra).

Las operaciones en las que el destinatario sea un tercero no establecido en España, y que no tenga un establecimiento permanente en el país.

En estos casos, se podrá seguir utilizando la factura tradicional en papel, siempre que se cumpla con el resto de obligaciones fiscales.

¿Cómo adaptar tu empresa a la factura electrónica obligatoria?

La transición hacia la factura electrónica no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la eficiencia y digitalizar procesos clave. Aquí tienes los pasos fundamentales para adaptar tu empresa con éxito:

Evaluación interna

Revisa tus sistemas actuales de facturación y contabilidad. Identifica qué procesos deben actualizarse y si el software que utilizas es compatible con la emisión de facturas electrónicas.

Elección del software adecuado

Opta por soluciones que cumplan con la normativa y permitan automatizar tareas. Plataformas como Cegid XRP Enterprise ofrecen herramientas completas e integradas para gestionar la facturación electrónica con garantías.

Implementación tecnológica

Instala y configura el nuevo sistema, asegurando su integración con tus procesos contables, de cobros y archivo de documentos.

Formación del equipo

Asegúrate de que tus empleados conocen y dominan el nuevo sistema. Una buena formación reducirá errores y facilitará una transición fluida.

Cambio de mentalidad digital

Promueve una cultura organizacional orientada a la transformación digital. La aceptación del cambio es clave para una implantación efectiva.

Prepararte a tiempo no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que te permite optimizar procesos, reducir costes y mejorar la gestión empresarial en general.

Ventajas de la facturación electrónica para las empresas

La adopción de la factura electrónica obligatoria ofrece una serie de ventajas para las empresas:

Ahorro de costes

Ahorro de tiempo

Trazabilidad mejorada

Gestión optimizada de cobros

Reducción de errores

Menor consumo de papel

Facilita la automatización de procesos

Disminución de la morosidad

Mejora de la liquidez

Sanciones por no cumplir con la obligación de facturar electrónicamente en España

El incumplimiento de la obligación de facturación electrónica en España puede acarrear consecuencias legales. Según la normativa vigente, existen dos tipos de sanciones, dependiendo de la gravedad de la infracción:

Apercibimiento: En casos menos graves, se puede otorgar un plazo determinado para que la empresa adopte las medidas correctoras necesarias y cumpla con la normativa.

Multas económicas: En situaciones más graves o en caso de reincidencia, la Ley Crea y Crece establece sanciones económicas que pueden llegar hasta los 10.000 euros.

Kit Digital: plazos y ayudas para implantar la factura electrónica

¿Sabías que puedes implantar la factura electrónica con ayuda del Kit Digital? Esta iniciativa ofrece subvenciones para facilitar la digitalización de pymes y autónomos, incluyendo soluciones específicas para cumplir con la normativa de facturación electrónica obligatoria.

¿Qué incluye el Kit Digital para factura electrónica?

La ayuda permite digitalizar el flujo de emisión y recepción de facturas, integrándolo con sistemas como ERP, CRM, eCommerce o gestor documental. Su objetivo es asegurar la automatización, trazabilidad y seguridad en los procesos de facturación digital.

Plazos clave para solicitar el Kit Digital

Autónomos y microempresas (menos de 3 empleados) – Segmento III
Tienen hasta el 31 de octubre de 2025 a las 11:00h para solicitar la ayuda.

Sociedades civiles, cooperativas o explotaciones agrarias:
Convocatoria abierta hasta el 31 de octubre de 2025 a las 11:00h.

⚠️ Las convocatorias para los segmentos I y II (empresas de entre 3 y 50 empleados) cerro el 31 de diciembre de 2024 y el segmento IV el 30 de junio de 2025.

Si estás dentro de los segmentos aún activos, te recomendamos solicitar cuanto antes tu bono digital y adaptarte con soluciones homologadas que aseguren el cumplimiento de la nueva normativa.

Kit Digital Factura electrónica

Advantic Consultores: expertos en factura electrónica para empresas

Adaptarte a tiempo a la nueva normativa de factura electrónica obligatoria es clave para evitar sanciones y aprovechar todas sus ventajas. En Advantic Consultores te ayudamos a hacerlo de forma sencilla y segura, con un enfoque integral y especializado.

Nuestros servicios incluyen:

Selección e implementación de un software de gestión y facturación adaptado a los requisitos legales.

Formación para equipos, asegurando el uso correcto de las nuevas herramientas.

Acompañamiento completo en el proceso de digitalización, desde la evaluación inicial hasta la puesta en marcha.

Orientación en la solicitud de ayudas como el Kit Digital.

Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica

A continuación, vamos a resolver algunas de las dudas más frecuentes relacionadas sobre la factura electrónica:

Elegir una herramienta inadecuada, no configurar bien el sistema, omitir las pruebas necesarias, no capacitar al personal o dejar de actualizar el software son algunos de los fallos más habituales durante la implantación.

Consultar con asesores fiscales y legales, seguir de cerca las novedades regulatorias mediante seminarios online y eventos del sector, o confiar en proveedores que ofrezcan soluciones certificadas son formas eficaces de mantener tu empresa alineada con la ley.

En Advantic somos el partner de referencia de Cegid XRP Enterprise, un ERP que está preparado para la facturación electrónica y cumple con los requisitos de la normativa actual, incluyendo la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. El sistema permite la gestión de facturas electrónicas, su emisión y recepción, así como la firma digital de documentos, adaptándose a las necesidades de cada empresa y sector.

Todo indica que el desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece se publicará durante 2025. A partir de esa fecha, las empresas y autónomos dispondrán de uno o dos años para adaptarse, en función del volumen de facturación anual.

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