Comprar un ERP no es sencillo: permite conectar todas las actividades empresariales, asegurando que cualquier empresa funcione como una máquina bien engrasada y las opciones son muy amplias.
También hay que contemplar el resto de los componentes implicados: finanzas, gestión de capital humano, compras y adquisiciones, inteligencia empresarial y gestión de relaciones con los clientes, entre otros.
Además de estos módulos centrales, las suites de software ERP también pueden administrar aspectos concretos de las empresas, como la cadena de suministro, el almacén y el inventario, así como proyectos únicos y servicios profesionales.
Con todas estas variables en mente, ¿qué software elegir a la hora de comprar un ERP?
Qué proceso seguir para comprar un ERP adecuado
Muchos sistemas ERP cuentan con los mismos módulos, pero la diferencia, como en otras muchas cosas, está en los detalles.
Pero vayamos paso a paso. Estas son las principales etapas que deberías seguir para seleccionar con éxito un ERP que se ajuste a lo que necesitas.
Paso 1: Evalúa tu proceso comercial antes de comprar un ERP
Cada empresa tiene diferentes necesidades, por lo que se requiere conocer profundamente los procesos comerciales.
Hazte las siguientes preguntas:
- ¿Tu industria requiere una capacidad especial más allá de la actual?
- ¿Impide la falta de capacidad de creación de informes que tu empresa tome las decisiones estratégicas que requiere cualquier organización?
- ¿Pueden tus empleados, socios y proveedores acceder a los datos de la empresa a través de la web y los dispositivos móviles? Si fuera posible, ¿podría tu empresa beneficiarse de esta posibilidad?
- ¿Tienes problemas para incluir nuevos y más complejos procesos comerciales?
- ¿Está disponible la información clave y la inteligencia comercial en tu empresa?
- ¿Tu actual sistema contable es lento o no funciona?
- ¿Utilizas sistemas manuales, dobles entradas u hojas de cálculo?
- ¿Los estados financieros requieren mucho más tiempo del que tienes o generan errores?
Paso 2: Desarrolla criterios de selección
El objetivo principal de implementar un ERP es hacer que tu negocio sea más eficiente y rentable.
Encontrar una solución que ofrezca el mejor retorno de la inversión es más inteligente que poner la barrera en el precio de entrada.
Como estos, hay otros muchos criterios de selección a considerar, como por ejemplo:
Características y usabilidad
Ningún software es una buena inversión si no se utiliza en toda su extensión.
Por eso es vital que tus empleados comprendan las capacidades de tu nuevo sistema, que debe ser fácil de utilizar, personalizar y estar orientado a tu industria y procesos comerciales.
Implementación
¿Qué nivel de implementación, soporte y capacitación necesitarás con la nueva solución que estás considerando?
Una implementación de ERP requiere tiempo y experiencia. ¿El proveedor dedicará tiempo a tu empresa y tu implementación? ¿Tiene los recursos adecuados para implementar la solución propuesta?
Antes de comprar un ERP, considera estas preguntas como claves.
Soporte
¿El soporte viene con la solución o requiere una inversión adicional?
Formación
Una vez más, la capacidad de tus empleados para interactuar con el sistema determinará el camino hacia el éxito de la implementación del ERP.
¿Cuántos usuarios necesitarán formación? Considera la rotación de tu organización así como las futuras incorporaciones y cuál será la forma más sencilla de que todos tus empleados se pongan al día.
No olvides considerar el coste adicional que tendrá la formación necesaria.
Capacidad del proveedor
Dos proveedores con la misma solución pueden tener una gama muy diferente de experiencia y capacidad.
¿Qué experiencia tienen los proveedores que estás considerando para comprar un ERP? ¿Cuántos empleados tienen? ¿Cuánto tiempo llevan implementando el software propuesto?
Organizar tus criterios de selección te ayudará a identificar, priorizar las soluciones ERP que encajen con tu empresa y hacer una primera criba.
Paso 3: Características del ERP
Ahora que has evaluado tu proceso de negocio y desarrollado los criterios de selección que guiarán tu camino para comprar un ERP, es hora de buscar las funciones y crear una lista que cumpla con tus criterios de selección.
Paso 4: Conversación personal
Es hora de mantener una conversación abierta con cada proveedor compatible.
Esta primera conversación puede darte mucha información. ¿Estaba el proveedor de software preparado para la conversación? ¿Investigaron tu empresa? ¿Entienden cuáles son tus problemas?
Estas primeras conversaciones acortarán tu lista.
Paso 5: Programa una demo con los finalistas
Ha llegado el momento de echar un vistazo y navegar por una demostración de la solución.
Una demo te puede proporcionar una gran cantidad de información sobre cualquier error, problemas de navegación, usabilidad y si la mayor parte de lo que ves se ajusta a las necesidades de tu empresa.
Intenta que el proveedor con el que realices la demostración te muestre cómo se solucionarían problemas reales que estás experimentando en tu empresa.
Paso 6: Compara las propuestas de las empresas
Asegúrate de recibir y comparar una propuesta formal de cada uno de los proveedores de tu lista de finalistas.
Compara las propuestas entre sí, ¿cuál es el más adecuada para su negocio? ¿Cuál promete un buen servicio postventa? ¿Qué piensan sus clientes de ellos? ¿Qué soluciones pueden conseguir el mejor ROI?
Estas son las preguntas que debes hacerte en este paso para hacer una selección detallada.
Paso 7: Verifica las referencias antes de comprar un ERP
Si tu lista se reduce cada vez más, es momento de averiguar si lo que prometen es cierto.
Pide referencias, tanto de nuevos clientes como de antiguos, ya que te proporcionarán información sobre la empresa.
Paso 8: Toma una decisión
Después de todo el trabajo que has realizado, desde el análisis de tus procesos comerciales hasta la investigación del software ERP, es importante que tomes una decisión y que te ajustes a un plazo.
Un ERP tiene muchas ventajas, ya que hará que tu negocio sea más eficiente, inteligente y rentable. Automatizará y racionalizará tus procesos comerciales creando un importante ahorro económico a largo plazo. Puede ser fácil subestimar el impacto financiero de la solución correcta, por lo que debes tener en cuenta este factor a la hora de hacer cuentas.
¿Vas a comprar un ERP? No dudes en ponerte en contacto con nosotros y te asesoraremos en todo el proceso.
