La Gestión Documental está plenamente integrada en ekon, que identifica, guarda, trata y localiza cualquier tipo de información no estructurada.
Acepta todos los formatos estándares del mercado: fotos, documentos, vídeos, planos de diseño, esquemas, etc. Una vez incorporada al sistema, la información puede ser tratada y asignada de manera detallada. Es un proceso totalmente personalizable en su tratamiento que genera búsquedas en función de los parámetros configurados por el usuario.
BENEFICIOS
- Ahorra tiempo y recursos en la gestión de los documentos
- Minimiza los riesgos de pérdida de la información
- Controla y centraliza los documentos de la empresa
- La información está accesible para quién la necesita
- Aporta un control seguro y estructurado del acceso a la información mediante diversos permisos de acceso a los datos y a sus documentos vinculados en función del usuario
- El sistema de gestión de contenidos está plenamente integrado en ekon
Descubre todo lo que puedes hacer
CONTROLA Y CENTRALIZA LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
GUARDA
- Incorpora al sistema nuevos documentos digitales o usa un escáner para digitalizar documentos en papel.
- Introduce documentos de forma masiva. Ofrece la posibilidad de incorporar varios documentos a la vez sin necesidad de realizar la operatoria para cada uno de ellos y agiliza de forma notable el proceso, especialmente cuando la cantidad de documentos a añadir es de cierta envergadura.
- Acceso desde ekon UI para poder acceder a todos los documentos.
- Ofrece la posibilidad de integrar los documentos en un proceso de business Navigator.
TRATA
- Asocia documentación externa con datos del propio sistema y así los gestiona de forma conjunta para dotar de estructura a toda esa información. Por ejemplo, adjunta la imagen de una factura escaneada a la información de la factura registrada en el sistema.
- Organiza los documentos en una estructura de carpetas y subcarpetas definidas por el propio administrador del sistema.
- Añade información adicional a cada documento, como, por ejemplo, contadores, descripciones, palabras clave, campos opcionales e idioma del documento.
LOCALIZA
- Ordena y filtra documentos. El filtrado, a su vez, puede realizarse restringiendo por la fecha de incorporación, el idioma o las palabras clave.
- Ofrece diferentes modos de apertura; normal, con reposición, por restricción y por carpeta y campos opcionales.
- Búsqueda avanzada de documentos, utilizando como parámetros el tipo de carpeta, la descripción, el contador y la fecha de incorporación
- Visualiza todos los documentos, ya que abre cada documento con la aplicación que tenga asociada.
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