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La Gestión Documental está plenamente integrada en ekon, que identifica, guarda, trata y localiza cualquier tipo de información no estructurada.

Acepta todos los formatos estándares del mercado: fotos, documentos, vídeos, planos de diseño, esquemas, etc. Una vez incorporada al sistema, la información puede ser tratada y asignada de manera detallada. Es un proceso totalmente personalizable en su tratamiento que genera búsquedas en función de los parámetros configurados por el usuario.

BENEFICIOS
  • Ahorra tiempo y recursos en la gestión de los documentos
  • Minimiza los riesgos de pérdida de la información
  • Controla y centraliza los documentos de la empresa
  • La información está accesible para quién la necesita
  • Aporta un control seguro y estructurado del acceso a la información mediante diversos permisos de acceso a los datos y a sus documentos vinculados en función del usuario
  • El sistema de gestión de contenidos está plenamente integrado en ekon

Descubre todo lo que puedes hacer

CONTROLA Y CENTRALIZA LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA

GUARDA

  • Incorpora al sistema nuevos documentos digitales o usa un escáner para digitalizar documentos en papel.
  • Introduce documentos de forma masiva. Ofrece la posibilidad de incorporar varios documentos a la vez sin necesidad de realizar la operatoria para cada uno de ellos y agiliza de forma notable el proceso, especialmente cuando la cantidad de documentos a añadir es de cierta envergadura.
  • Acceso desde ekon UI para poder acceder a todos los documentos.
  • Ofrece la posibilidad de integrar los documentos en un proceso de business Navigator.

TRATA

  • Asocia documentación externa con datos del propio sistema y así los gestiona de forma conjunta para dotar de estructura a toda esa información. Por ejemplo, adjunta la imagen de una factura escaneada a la información de la factura registrada en el sistema.
  • Organiza los documentos en una estructura de carpetas y subcarpetas definidas por el propio administrador del sistema.
  • Añade información adicional a cada documento, como, por ejemplo, contadores, descripciones, palabras clave, campos opcionales e idioma del documento.

LOCALIZA

  • Ordena y filtra documentos. El filtrado, a su vez, puede realizarse restringiendo por la fecha de incorporación, el idioma o las palabras clave.
  • Ofrece diferentes modos de apertura; normal, con reposición, por restricción y por carpeta y campos opcionales.
  • Búsqueda avanzada de documentos, utilizando como parámetros el tipo de carpeta, la descripción, el contador y la fecha de incorporación
  • Visualiza todos los documentos, ya que abre cada documento con la aplicación que tenga asociada.

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