Para tener identificados todos los datos personales, nuestro ERP, desde el diseño, incluye un indicativo en todos los campos de la base de datos que permite identificar automáticamente aquellos datos personales o categorías especiale de datos personales, según la definición de dato personal en el nuevo reglamento general de protección de datos (RGPD). Se incluyen también herramientas para el análisis de esta información.

Mediante el cifrado de datos, sin necesidad de ninguna configuración adicional, los usuarios sin permiso para tratar datos personales los verán seudonimizados. Por ejemplo, al acceder a un empleado, todos los datos personales (nombre apellidos, número de la seguridad social, bajas IT, etc.) aparecerán codificados para los usuarios sin permiso. Este proceso se efectúa de forma temporal y reversible, con lo que la información sigue estando en el sistema, pero, desde el diseño, se oculta la visualización a usuarios que no deben tener acceso a esos datos.

ekon RGPD incluye el Auditor RGPD, una herramienta que audita y verifica toda la configuración de tu instalación en lo referente a la seguridad de los datos personales. Además, incorpora el Asistente RGPD, que te indica cómo hacer cada uno de los ajustes necesarios para garantizar que se han tomado las medidas técnicas apropiadas en la configuración del ERP, de acuerdo a las recomendaciones de la normativa RGPD. Estas herramientas pueden utilizarse periódicamente para revisar el estado de la configuración.

Incorpora el Monitor RGPD, que se compone de un conjunto de herramientas para realizar el seguimiento, verificación y análisis de los tratamientos de datos personales. Permiten consultar todos los accesos y modificaciones de datos personales. Sin necesidad de ninguna configuración adicional, se registra cualquier acceso o cambio que se haya hecho en un campo con datos personales, dando información del usuario que ha realizado el cambio, los valores antes y después de la modificación, y la fecha y hora en la que se ha realizado.

Es importante poder registrar todos los derechos que se han ejercido. Esta herramienta avisa en los puntos más importantes cuando se están gestionando datos de un interesado. Así ayuda a prevenir cualquier incumplimiento de la normativa en lo referente a los derechos ejercidos por los interesados.

Proporciona un completo sistema de seguridad, que pone a tú disposición las herramientas para el correcto tratamiento de los datos personales. Abarca distintas áreas, desde la autenticación remota de usuarios, hasta un detallado sistema de monitorización y auditoria, pasando por las herramientas para asignar permisos y sistemas de control de autorizaciones. La seguridad se sustenta en un modelo organizativo basado en usuarios, grupos y roles. Cualquier permiso en cualquier subsistema estará asociado a uno de los elementos del modelo organizativo.